生成AIの利用について、従業員に送るメールの文例3通

記録を始めるとき、警告を出し始めるとき、誤って送ってしまったとき。そのままコピーして使える文例と、そう書く理由。

生成AIの利用を把握し、後から制御を入れていくとき、従業員に向けて少なくとも3回お知らせを出すことになります。文面を先に用意しておくと、その都度悩まずに済みます。

この記事に、そのままコピーして使える文例を3通置きます。宛先や日付のところは、自社のものに差し替えてください。

3通に共通すること

何を記録するのかを具体に書く。書かないと、全部見られていると受け取られます。
何をしないのかも書く。個人の評価に使わない、という一文があると、問い合わせが減ります。
連絡先を必ず入れる。入れないと、話が通りやすい人のところに集まります。
次に何が起きるかを書く。いつ、何を決めるのか。先が見えると、監視されているという受け取り方になりにくくなります。

どれも短くしてください。長いお知らせは読まれません。

1通目。記録を始めるとき

件名の例　生成AIの利用状況の記録を開始します（〇月〇日から）

〇月〇日から、業務端末での生成AIの利用状況を記録します。目的は、当社でどのサービスがどう使われているかを把握することです。この期間は、操作を止めたり、警告を出したりはしません。これまでどおりお使いください。記録するのは、どのサービスに、いつ、どの操作をしたかです。操作とは、入力、貼り付け、ファイルのアップロードを指します。入力した文章そのものは記録しません。保存期間は〇か月です。記録の結果は、社内の利用ルールを決めるために使います。個人を評価する目的では使いません。ご不明な点は情報システム部（内線〇〇〇〇）までお願いします。

入力した文章を記録する設定にするなら、そこは正直に書き換えてください。暗号化して記録します、という表現になります。あとから違ったことが分かるのが、いちばんこじれます。

2通目。警告を出し始めるとき

件名の例　生成AIの利用で、画面に注意が表示されるようになります（〇月〇日から）

〇月〇日から、生成AIに機密情報を入力しようとしたとき、画面に注意が表示されます。表示されるのは、電話番号やメールアドレスなどの個人情報、または社外秘の資料を入力・貼り付けしたときです。表示されても操作は止まりません。内容を確認してからお進みください。心当たりがないのに表示された場合は、条件の調整が必要です。情報システム部（内線〇〇〇〇）までご連絡ください。調整します。〇月〇日以降、〇週間の状況を見て、止める対象を決めます。決まりましたら改めてお知らせします。

心当たりがないのに表示されたら連絡してほしい。この一文が、2通目でいちばん効きます。過検知の報告が集まらないと、条件を絞る材料がありません。現場からの指摘が、そのまま調整の入力になります。

3通目。誤って送ってしまったときの連絡先

件名の例　生成AIに送ってはいけない情報を送ってしまったときは

生成AIに、送ってはいけない情報を送ってしまったことに気づいたときの連絡先をお知らせします。情報システム部（内線〇〇〇〇、メール〇〇〇@〇〇〇）まで、気づいた時点でご連絡ください。お伝えいただきたいのは、3点です。いつ、どのサービスに、どんな内容を送ったか。正確でなくてかまいません。おおよそで結構です。対応で最も時間がかかるのは、誰が何を送ったかを特定する作業です。早くお知らせいただくほど、影響を小さくできます。判断に迷う場合もご連絡ください。問題なければ、問題ないとお答えします。

自己申告を不利益に扱わないと書けるなら、その一文を入れると報告が増えます。ただし、人事上の取扱いに関わるので、人事や法務の確認を取ってからにしてください。

送るときの実務

通	送るタイミング	宛先
1通目（記録の開始）	開始の1週間前	対象の部署。検証から始めるならその部署だけ
2通目（警告の開始）	切り替えの3営業日前と、当日の朝	同上
3通目（誤送信の連絡先）	2通目と同時。ガイドラインを出すときでもよい	全社。以後も参照できる場所に残す

差出人は部門名にしてください。個人名だと、問い合わせがその人に集中します。

警告画面に出すロゴと表示名を会社のものにしておくと、このメールと紐づきます。別々に見えると、拡張機能の不具合と誤解されます。

避けたい書き方

長い。画面一つに収まらないお知らせは、最後まで読まれません。
罰則を先に書く。誤送信を隠される方向に働きます。
社内で使っていない言葉をそのまま使う。ペースト、ポリシー、検知など。貼り付け、ルール、検出と言い換えてください。
禁止で終わる。代わりにどうすればよいかがないと、見えないところで使われます。