生成AIへの誤送信が起きたとき。発覚から30日までの手順

誤送信は起きます。起きたときに要るのは、判断ではなく手順です。個人情報が含まれていれば、法律で期限が決まっていることがあり、その期限は発覚した日から動き始めます。

やることは4段階です。最初の1時間で、入力を止め、記録を残し、責任者に上げる。当日中に、国への報告が要る事故かどうかを決める。要るなら、3〜5日以内に分かっている範囲で報告し、30日以内に全項目を報告する。削除の依頼は、これらと並行して進めます。

従業員が生成AIに送ってはいけない情報を送ってしまったとき、誰が何をいつまでにやるか。根拠は個人情報保護法と、個人情報保護委員会のガイドラインです。法令の解釈は会社の状況で変わるので、自社の手順に落とすときは法務の確認を取ってください。

最初の1時間は、止める、残す、上げるで足りる

やることは3つです。

止める。そのアカウントやチャットへの追加の入力を止めます。ガイドラインは、発覚時より被害が広がらないようにすることを最初の措置としています¹。

残す。消さないでください。当事者があわててチャットを削除すると、何を送ったかが分からなくなります。画面を保存し、ログを確保してから、次の段階で削除します。IPAの手引きも、不用意な操作で記録を消さないようにと書いています²。

上げる。責任ある立場の人に直ちに報告します¹。誰に上げるかは、事前に取扱規程などに書いておく必要があります³。ここで時間を使うと、後の期限がすべて短くなります。

当事者から聞くのは3点です。いつ、どのサービスに、どんな内容を送ったか。正確でなくて構いません。この3点があれば、次の判定に進めます。

当日中に、報告が要る事故かどうかを判定する

まず、送った内容の中身を見ます。顧客名簿や人事ファイルのように、検索できる形で管理している個人情報を、法律は個人データと呼びます。送った内容に個人データが含まれていて、次の4つのどれかに当たる場合、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が義務になります⁴⁵。

ここで大事なのは、確証がなくても対象になることです。判断は、その時点で分かっている事実から、起きた可能性がどれだけあるかで行います。ガイドラインはこう書いています⁶。

送ったファイルに健診結果が入っていたかもしれない。その段階で、すでに対象です。中身を確かめてから、と待っていると期限を過ぎます。

もう1つ。期限の起点は、会社のどこかの部署が知った時点です⁷。情シスに連絡が来た日ではありません。部署の誰か1人が知れば、その部署が知ったことになります¹⁹。送った本人が気づいた時点、上司が気づいた時点が起点です。

当日中に、対象かどうかを法務が決め、決めた根拠を残します。

削除の依頼は、判定と並行して進める

報告が要るかどうかとは別に、送った内容の削除を進めます。記録を保存してからです。

削除は過去に遡りません。すでに学習に取り込まれた分や、人によるレビューを経た分は残る場合があります。法的な保全が掛かっている分も残ります⁸。Copilot は、保持ポリシーやホールドが掛かったメールボックスでは、それを外すまで消えません¹¹。消せば済む、という前提で報告の要否を判断しないでください。設定と削除の詳細は、会話を学習に使わせない設定の記事にまとめてあります。

3〜5日以内に速報を出す

報告対象の事故なら、知った時点から速やかに、分かっている範囲で報告します。この最初の報告が速報です。ガイドラインの目安はおおむね3〜5日以内です⁷。全部分かってからではなく、その時点で把握していることだけで足ります。

報告先は、原則として個人情報保護委員会の報告フォームです¹²。金融や電気通信など、権限が事業所管大臣に委任されている業種は、その大臣に報告します。委任先の一覧は毎年更新されるので、報告前に最新のものを確認します¹²。ただし、漏れたのが自社の従業員の雇用管理情報や株主の情報なら、業種に関係なく委員会へ報告します¹³。

報告する項目は9つです。概要、漏れた項目、本人の数、原因、二次被害の有無、本人への対応、公表の状況、再発防止策、その他¹⁴。最初の1時間で当事者から聞いた3点が、このうちの概要と項目と原因になります。

顧客から預かったデータを送ってしまった場合は、自社が委託先の立場です。このときは委員会ではなく委託元、つまりその顧客に通知します。目安は同じく3〜5日以内です¹⁵。通知すれば自社の報告義務はなくなり、その後は顧客が行う報告に協力します¹⁵。

本人への通知は、状況に応じて速やかに行う

状況に応じて速やかに、本人に通知します⁵。郵送かメールが基本です。連絡先が分からないなど通知が難しい場合は、事案の公表や、問い合わせ窓口の設置で代えられます¹⁶。公表そのものは義務ではありません。通知の代わりに行う場合を除き、二次被害を防ぐために望ましいときに行います¹⁹。

送ったのが従業員の情報なら人事、顧客の情報なら顧客対応の部門が動きます。文面は法務と広報が見ます。ここで情シスの役割は、事実を正確に渡すことです。

30日以内に確報を出す

知った日から30日以内に、9項目すべてを報告します。これが確報です。不正の目的によるものなら60日以内です¹⁷。日数は土日祝を含めて数え、知った日が1日目です。30日目が土日祝や年末年始の閉庁日に当たるときは、その休日の翌日が期限です¹⁸。合理的な努力をしても分からない項目は、分かった時点で追完します。

速報の時点で9項目が揃っていれば、1回で確報を兼ねられます¹⁸。

生成AIへの入力が漏えいに当たるかは、まだ決まっていない

従業員が生成AIに個人データを入力した行為を漏えいと見るかどうかについて、個人情報保護委員会の直接の見解はまだありません。ガイドラインのQ&Aにも、生成AIという語は出てきません¹⁹。

手がかりはあります。Q&Aは、メールを誤送信した場合について、相手が中身を見ないうちに削除したと確認できれば漏えいに当たらないが、確認できなければ漏えいまたはそのおそれに当たり得る、としています¹⁹。生成AIの提供元が中身を扱っていないと自社で確認できる場合は限られます。

あるのは2023年6月の注意喚起です。本人の同意なく個人データを含む内容を入力し、それが回答の出力以外の目的で扱われる場合、法に違反する可能性がある、というものです²⁰。学習に使われない設定なら報告不要、とはどこにも書かれていません。

だから、迷ったら対象として扱うのが安全です。4類型に当たらない場合でも、任意の報告はできます。報告フォームでは、4類型に非該当として出します²¹。

なお、2026年7月に公布された改正法で、本人通知の緩和や速報の一部免除が予定されています²²。速報の免除は、認定個人情報保護団体などの第三者に体制と手順の確認を受けていることが前提です。本人が1人の誤送付は、確報を一定期間ごとにまとめて出せるようになる予定です²²。施行は原則として公布から2年以内で、日付はまだ決まっていません。この記事は現行法で書いています。

起きる前の準備で、最初の1時間の大半が終わる

• 誰に最初に上げるかを、取扱規程に書いてある
• 4類型の判定を、法務が当日中にできる体制がある
• 自社が権限委任の対象業種かどうかを、最新の一覧で確認してある
• 報告フォームのURLを控えてある
• 使っているAIサービスごとに、管理者が削除できるかどうかを把握している
• 誰が、いつ、どのサービスに、何を送ったかを、記録から引ける
• 誤送信の連絡先を従業員に周知してある。文例は別の記事に

最後の2つが、実際にはいちばん効きます。自己申告が早く、記録から事実を引ければ、最初の1時間でやることの大半が終わっています。逆に、誰が何を送ったかを調べるところから始めると、速報の期限はすぐに来ます。